ovalia
D'abord, sache que tu n'auras, dans 99% des cas, PAS d'explications quand aux refus. Parfois, ils te tiennent au courant. Parfois, non. Et dans ce cas là, tu reçois une lettre type. Et non, quand tu reçoit que ton manuscrit "ne correspond pas à la ligne éditoriale" de la maison, ce n'est pas une raison valable. C'est juste une autre manière de refuser ton manuscrit.
Tu n'auras pas d'explications car ce n'est pas leur rôle. Ce sont des commerçants à qui tu dois vendre ton produit. Je sais, c'est cruel de l'expliquer de cette manière, mais c'est ainsi. Une maison d'édition qui ne vend pas, c'est une maison d'édition qui perd de l'argent. Or, une maison moyenne reçoit un ou deux manuscrit par semaine (une grande maison, beaucoup plus). Allez, on va compter 15 h de lecture, plus 1h de réflexion par roman reçu. Sachant qu'une maison d'édition moyenne sort environ 5 nouveau titres par ans, ça ferait un employé payé uniquement pour lire des romans qui ne sont pas édité. Juste par rentable pour eux. Or un roman sur 3 ou 4 seulement est lu.
La réalité. ça ne sert à rien d'imprimer à l'avance ton roman. Certaines maisons te demandent une version numérique, d'autre une version papier. Mais TOUTES demandent une présentation particulière. Et pas toujours la même, évidemment (ça serait trop simple). Du coup, il faut travailler la présentation à chaque fois. Si ce n'est pas ce que tu as fait, il y a de fortes chances que ton romans n'ai même pas été lu. (Tout est expliqué sur les sites internet concernés)
Si le manuscrit passe cette sélection, ça va dépendre des maisons d'éditions. Pour certaines (les plus grandes), un lecteur extérieur à la maison d'édition (un étudiant en lettre, par exemple) le lit et rédige une fiche qui sera transmise à l'éditeur. D'autres lisent au hasard quelques morceaux avant de juger. D'autres enfin ne lisent que les synopsis envoyés.
Pour répondre à ta question, oui la lettre envoyée avec le roman est importante. L'écriture du synopsis est même tout un travail d'écriture en soi. En général, si c'est demandé, c'est que c'est important pour eux. Je te conseille très fortement le forum de cocyclic qui est très bien fait pour s'améliorer et en savoir plus. Tu pourras y poster des extraits de ton manuscrit avec des retour TRES détaillés. Si les retours sont bons, garde ton roman sous le coude et intéresse toi aux spécificités des maisons d'éditions concernées. Sur le forum, ils vont pouvoir t'aider à écrire une lettre convenable ou un synopsis construit. Ils y a une quinzaine de réguliers qui ont déjà été publiés.
PS: pour ceux qui se posent la question, je n'ai jamais envoyé de manuscrit car je suis une perfectionniste qui, après plusieurs réécritures complète, n'est toujours pas satisfaite. (4 sur mon dernière roman, 2 sur l'actuel). Je n'en viendrais jamais à bout
PS2 : Bref, je m'y connais un peu mais je te conseille vraiment ce forum. Il est spécialisé en SFFF, mais les questions que tu te poses sur les processus d'édition sont les même. Et puis, c'est le seul forum où les conseils étaient à ce point de qualité. Les autres m'ont tous très vite déçus.
PS3 : Bravo d'éviter les pièges de l'édition à compte d'auteur! Et tiens bon! Le parcours pour être édité est difficile, mais possible.